LA DISTRUZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI E DIGITALI

PER I DOCUMENTI CHE CONTENGONO DATI PERSONALI C'È L'OBBLIGO DI RISPETTARE SPECIFICHE PROCEDURE

L’OBBLIGO DELLA CANCELLAZIONE

Secondo le disposizioni del GDPR, quando il periodo obbligatorio di conservazione giunge al termine, oppure le finalità sono state soddisfatte o l’interessato ne faccia esplicita e legittima richiesta, l’azienda deve obbligatoriamente procedere alla cancellazione/distruzione di tutti i documenti che contengono dati personali che non dovranno più essere recuperabili o associabili ai relativi interessati.

L’obiettivo della normativa è quello di ridurre al minimo i rischi di perdita dei dati che, nel caso finissero nelle mani sbagliate, potrebbero cagionare danni, anche gravi, alla persona fisica a cui si riferiscono.

Ogni documento contenente dati personali (relativi a cliente, fornitori, dipendenti, collaboratori, ecc.), come lo sono ad esempio le mail personali, i numeri di telefono e i codici fiscali, deve seguire obbligatoriamente la procedura di distruzione e smaltimento individuata dalla normativa in materia.

Per legge, la responsabilità della distruzione dei dati personali ricade sull’azienda che li detiene.

Una violazione di tale obbligo mette il titolare dell’azienda davanti una triplice responsabilità:

  • Civile, ai sensi dell’art. 15;
  • Penale, ai sensi dell’art. 169, c.1;
  • Amministrativa, ai sensi dell’art. 160/162, c. 1/162, c. 3/164, c. 2/164, c. 3/164, c. 4.

LA DISTRUZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI

Nonostante la digitalizzazione degli archivi sia un processo già in corso da diverso tempo, sono ancora molti gli enti pubblici, le aziende e i professionisti che, ad oggi, si ritrovano alle prese con un gran numero di documenti cartacei.

Quella dello smaltimento di un archivio cartaceo è un’operazione molto più complessa di quanto si possa pensare.
Richiede infatti delle procedure specifiche e soprattutto tracciabili, affinché ci sia la certezza che i dati personali presenti nei documenti siano definitivamente ed effettivamente cancellati e, soprattutto, che nessuno possa ricondurli al soggetto a cui si riferivano originariamente.

Per distruggere i documenti cartacei ci sono due soluzioni.

  1. Ricorrere al distruggidocumenti

In commercio si possono trovare facilmente dei distruggidocumenti che tritano i fogli o li riducono in striscioline di varie dimensioni, però questa soluzione fai da te non è la migliore perché:

  • se c’è la necessità di distruggere un gran numero di documenti, l’operazione può risultare molto onerosa in termini di tempo;
  • non c’è la certezza che tutti i dati vengano effettivamente distrutti (la persona preposta in azienda potrebbe svolgere questa attività in maniera non consona);
  • certe tipologie di documenti necessitano di specifiche procedure di scarto che vanno gestite adeguatamente.

Il materiale di scarto deve poi essere ritirato e trasportato da automezzi appositi presso un centro di smaltimento autorizzato. Successivamente è necessario farsi rilasciare una certificazione che attesti la corretta esecuzione di tutto il processo.

  1. Rivolgersi ai professionisti del settore

Questi professionisti possono prendere in carico la gestione dell’intero archivio cartaceo dalla conservazione fino alla distruzione. Garantiscono che i documenti da eliminare siano distrutti e smaltiti correttamente. La certificazione di tutto il processo evita alle aziende di incorrere in sanzioni.

Il rovescio delle medaglia sono naturalmente i costi del servizio che vanno a gravare sul bilancio aziendale.

LA DISTRUZIONE DEI DOCUMENTI DIGITALI

Anche per la distruzione/cancellazione dei documenti digitali è richiesta l’adozione di adeguate misure tecniche. La semplice cancellazione di un file può infatti non portare alla sua rimozione definitiva dal supporto che lo contiene. Spesso, grazie a dei software appositi, è possibile “riesumare” tali files. Diventa quindi importante crittografare i documenti e utilizzare dei supporti che li frammentino impedendone la ricostruzione.

Anche in questo caso ci si può appoggiare a un professionista del settore che utilizzerà metodologie e mezzi idonei e che, a fine procedimento, rilascerà una certificazione di avvenuta distruzione/cancellazione.

MEGLIO L’ARCHIVIO CARTACEO O QUELLO DIGITALE?

Sia dal punto di vista dell’archiviazione che della distruzione, gli archivi digitali vincono facilmente su quelli cartacei, perché oltre a permettere la conservazione di moltissimi dati in uno spazio irrisorio, consentono la cancellazione a costi decisamente inferiori.
C’è però un rovescio della medaglia: i files sono immateriali e agevolmente duplicabili, perciò diventa piuttosto facile dimenticare copie in giro per l’archivio, soprattutto se mal organizzato.

CONCLUSIONI

Al di là dei supporti sui quali si raccolgono i dati personali e della modalità scelta per distruggerli, un aspetto importante, e che non va assolutamente sottovalutato, è il grado di efficienza con cui si gestisce il proprio archivio aziendale.
Il passaggio che precede la distruzione è, inevitabilmente, quello della selezione. Una selezione inefficiente può provocare la cancellazione di dati che dovevano invece permanere in azienda, causando così danni di varia natura e livello di gravità.
Solamente l’adozione di efficienti procedure interne che permettano una tracciatura e una gestione intelligente dei dati durante tutta la loro permanenza in azienda (ovvero dalla generazione/acquisizione fino alla distruzione) può preservare l’azienda da questo tipo di errori.

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