LA RIDONDANZA DEI DOCUMENTI CARTACEI E DIGITALI

QUANDO LO STESSO DOCUMENTO È RIPETUTO PIU’ VOLTE ALL'INTERNO DEGLI ARCHIVI

Nelle aziende, ma anche a casa, capita spesso che il medesimo documento venga conservato in diverse copie, sia cartacee che digitali, in luoghi diversi.

 

Nei faldoni, negli hard disk dei PC, nel cloud, nell’archivio delle email e in altro ancora ritroviamo dei documenti replicati più volte perché, magari, necessari per finalità diverse. 

 

Nelle aziende questa ridondanza cartaceo-digitale dei documenti è un problema perché porta a diverse conseguenze negative: 

  • costi extra per il tempo speso dalle persone nel produrre documenti già esistenti; 
  • costi extra per il tempo speso nell’identificare fra due o più documenti quello più aggiornato; 
  • costi extra per la gestione degli spazi fisici e virtuali occupati da documenti non necessari; 
  • costi extra per la risoluzione degli errori causati dall’impiego di documenti non aggiornati; 
  • rischio di incorrere in sanzioni per mancata conformità ai principi espressi nella normativa sulla privacy.  

Anche se in alcuni casi, per ragioni legate a flussi di lavoro o per obblighi di legge, la ridondanza non può essere totalmente evitata, è comunque necessario ridurla all’essenziale per giungere a una gestione documentale corretta ed efficiente .

Tra i principi generali che regolano la tutela dei dati personali, nell’articolo 5 alle lettere c. e d. del GDPR sono enunciati: 

  • il principio della MINIMIZZAZIONE DEI DATI, ossia che i dati personali devono essere “adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati”; 
  • il principio dell‘ESATTEZZA DEI DATI, ovvero che i dati personali devono essere “esatti e, se necessario, aggiornati; devono essere adottate tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati”.  

In base al principio di responsabilizzazione, che permea l’intero assetto del GDPR, il Titolare del trattamento è chiamato a: 

  • ridurre il volume complessivo delle informazioni conservate e della loro ridondanza, rimuovendo le informazioni non più utili alla conduzione delle proprie attività; 
  • verificare periodicamente la correttezza e la veridicità dei dati raccolti e adottare tutte le misure idonee per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti, nel rispetto delle finalità dichiarate. 

Per limitare quanto più possibile la possibilità di commettere errori, e dunque incorrere in sanzioni, è necessario che il Titolare al trattamento: 

  • provveda a un’adeguata formazione del personale 
  • si doti di idonei strumenti per l’archiviazione. 

L’analisi degli scenari sopra esposti ha portato a integrare in PersonalDOX strumenti organizzativi che permettono di ridurre significativamente i problemi e i costi legati alla cattiva gestione del proprio archivio.   

PersonalDOX è un servizio in cloud concepito appositamente per la conservazione e la condivisione dei dati in conformità al GDPR.   

Grazie ai DOX, il nostro sistema innovativo per l’organizzazione efficiente dell’archivio:

  • i documenti archiviati sono presenti in un’unica copia e organizzabili per più finalità; 
  • anche nel caso in cui i documenti siano condivisi tra più utenti non vengono mai duplicati; 
  • ciascun documento porta con sé tutte le sue eventuali revisioni prodotte nel tempo; 
  • è possibile stabilire la durata per la conservazione di un documento in base alle finalità di trattamento; 
  • la manutenzione dell’archivio avviene in modo automatico o semiautomatico in base alle impostazioni stabilite dal Titolare del trattamento che, al termine del periodo di conservazione, può decidere se il documento debba essere automaticamente rimosso dall’archivio oppure ricevere una notifica che richieda un intervento manuale. 

Se vuoi scoprire le funzioni che PersonalDOX offre per la gestione i dati personali in conformità al GDPR, visita la pagina del nostro sito: www.personaldox.com

 

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